Календарь — важный инструмент, который позволяет визуализировать карточки по датам, что дает возможность наглядно видеть дедлайны и большие скопления задач.

На самом деле, функция Календаря доступна для любой Трелло доски, как для Бесплатной версии, так и для Бизнес-аккаунта. Все что необходимо — просто активировать Календарь в списке Улучшений.

Примечание

Это справедливо, если вы не используете другие Улучшение на своей Трелло-доске, так как в бесплатной версии доступно лишь 1 улучшение.

Несколько простых кейсов, где можно использовать Календарь:

• Создание контент-плана
• Ведение лидов (замена CRM для небольших отделов продаж)
• Управление дедлайнами проекта
• Ведение ежемесячного плана питания
• Планирование отдыха
• Отслеживание личных целей
• Планирование свадьбы и других мероприятий

Неплохо, да? Казалось бы, такой простой инструмент, но его можно использовать совершенно по-разному.

Как включить Календарь в Трелло?

Чтобы включить Календарь, необходимо в Меню (в правом сайдбаре) выбрать раздел Улучшения, в поиске вписать calendar и нажать кнопку Добавить.

Теперь на вашей доске появится иконка переключения с обычного режима в режим визуализации Календаря.

При нажатии на иконку Календарь вы сможете увидеть визуальное представление всех месячных задач, также там доступно переключение на Еженедельный режим.

Если вы не видите никаких задач или их меньше, чем на доске, то необходимо добавить Сроки по каждой карточке.

Как только вы добавите сроки и дедлайны для всех важных карточек, то можно перейти в улучшение и посмотреть, как это будет выглядеть.

Помимо наглядности и удобства такого формата отображения задач, вы также можете очень быстро менять сроки выполнения задач — достаточно просто перетащить карточку с текущего дня на любой другой.

Синхронизация с Гугл календарем

У календаря в Трелло есть простая возможность синхронизации с вашим личным Гугл-календарем.

Для начала нужно перейти в настройки Трелло Календаря и нажать «Включить синхронизацию», вы получите ссылку на ленту календаря Трелло.

Копируем ссылку календаря и идем в Гугл Календарь. Открываем Настройки → Добавить календарь → Добавить по URL.

Вставляем ранее полученную ссылку и нажимаем Добавить Календарь. Если все сделано правильно, то вы увидите задачи из трелло в Гугл Календаре.

Есть один нюанс: Google календарь обновляет информацию по этой ссылке 1-2 раза в день, поэтому при изменении сроков задач в Трелло вы не сразу увидите изменения в Гугл календаре.

Текст
Антон Мухатаев

Каждую неделю Look At Me советует, как выжать из популярных приложений максимум. В новом выпуске — Trello, один из самых известных таск-менеджеров. В нём редакторы Look At Me собирают все полезные ссылки, текущие задачи, идеи для сайта и будущих материалов.

1. Передвигайтесь по Trello с клавиатуры — так получается быстрее.

Чтобы менять фокус между списками и карточками на доске, пользуйтесь клавишами со стрелками. Добавить новую карточку можно, нажав N. Введя её название, задайте позицию карточки через символ ^ и следующее за ним число. Наконец, нажмите SHIFT + ENTER — так после добавления карточки вы сразу перейдёте в режим редактирования, где можно указать все дополнительные параметры. Чтобы редактировать параметры уже созданных карточек, нажмите E или T — первая клавиша выводит маленькое меню, вторая — большое. Выучите и все остальные горячие клавиши, они точно вам пригодятся.

2. Добавляйте себя к только что созданным карточкам.

Когда вы создаёте в Trello карточку, вы не добавляетесь к ней автоматически — для этого нужно нажать пробел, наведя на неё фокус. Добавляя себя к карточке, вы показываете, что занимаетесь этой задачей или готовы с ней помочь, а также подписываетесь на все уведомления, связанные с ней. При этом на самой карточке появляется ваш юзерпик. Чтобы просмотреть все карточки, к которым вы себя добавили, перейдите в меню Cards своего профиля или нажмите Q, находясь на доске.

3. Включите надстройки с календарём, голосованием и «старением» карточек.

Для каждой доски можно включить три надстройки, которые в Trello называют «пауэрапами». Первая позволяет голосовать за отдельные карточки и тем самым показывать, какие из них наиболее востребованы в вашей команде. Чтобы проголосовать за карточку, наведите на неё фокус и нажмите V. Вторая надстройка меняет внешний вид карточек, которые давно не трогали, — за них лучше либо наконец взяться, либо заархивировать их, наведя фокус и нажав C. Третья надстройка — это календарь для отслеживания дедлайнов по всем карточкам. Если вы предпочитаете Sunrise или другие приложения-календари, то можете привязать Trello к ним.

4. Разделяйте доску или список, когда навигация становится слишком сложной.

Если горизонтальный и вертикальный скроллинг по спискам одной доски занимает слишком много времени, значит, самое время разделить доску на части. Не пугайтесь большого количества досок — клавиша B вызывает меню Boards с быстрым поиском по названиям. Быстрый поиск по карточкам можно вызвать клавишей /, а нажав в выпадающем меню Learn More, вы увидите полезные поисковые команды: карточки можно фильтровать по названию, дедлайну, вложениям, комментариям и другим характеристикам. Также смело убирайте правый сайд-бар, нажимая W, — ощутимую часть времени он будет только мешать.

5. Продумайте цветовую схему ярлыков.

Для каждой доски можно задавать цветовую схему и помечать с помощью неё карточки. Например, можно раскрашивать задачи по срочности, статусу, темам, участникам проекта или другому принципу. Ярлыки можно добавлять через символ # в названии карточки. Главное, старайтесь соблюдать везде один и тот же цветовой код и убедитесь, что другие пользователи понимают его — для этого каждому цвету нужно дать заголовок.

6. Добавляйте как можно больше вложений к каждой карточке.

Добавлять ссылки, изображения, видео и другие вложения к карточке очень просто — достаточно перекинуть их на неё мышкой. Помимо файлов с локального хранилища, к Trello можно подключить самые популярные облачные сервисы: Dropbox, Box, Google Drive и OneDrive. Так вы откроете быстрый доступ к файлам с них.

7. Проверьте, хватит ли на все карточки одной доски трёх списков.

Хотя в Trello можно работать как угодно, многим нравится классическая схема с тремя списками: «в очереди», «в процессе» и «готово». Преимуществ у неё несколько: во-первых, она наглядная и очевидная для всех, во-вторых, её можно переносить из проекта в проект, в-третьих, она даёт одним взглядом оценить, как идут дела. Главный же её недостаток в том, что она совершенно не годится для больших проектов с десятками задач и участников — но вряд ли каждая ваша доска будет такой.

8. Создайте доску, где на каждого участника проекта будет по списку.

Удобный способ распределять задачи — создать доску, где на каждого участника проекта приходится один список со всеми его задачами, над которыми он работает или будет работать. В больших проектах это позволяет не путаться, кто чем занимается и кто за что отвечает. Если вы хотите обратить чьё-то внимание на одну из карточек, укажите имя человека через символ @, и он получит уведомление.

9. Автоматически превращайте каждый пункт списка в карточку.

Trello умеет превращать списки, каждый пункт которых начинается с новой строки, сразу в несколько карточек. Для этого скопируйте список в окно, куда вы добавляете новые карточки, нажмите ENTER, и Trello предложит либо создать карточку с названием-списком, либо разбить этот список на карточки.

10. Поставьте мобильное расширение или виджет.

У Trello есть отличное мобильное приложение для iOS и Android с расширением и виджетом соответственно. Из него можно быстро создать новую карточку, взяв за основу снимок камеры, фотографию или ссылку из буфера обмена.

11. Отключите уведомления и заходите в Trello не больше трёх раз за день.

Уведомления полезны, когда приходят не слишком часто. В Trello обычно не так — тем более когда вы работаете над большим проектом. Поэтому смело отключайте уведомления и заходите туда три раза в день: в начале, середине и конце рабочего дня. Таск-менеджмент полезен до тех пор, пока не превращается в самоцель — если же вы заходите в Trello редко, но регулярно, то можете сосредоточиться на выполнении задач.

12. Добавьте в Slack уведомления о новых карточках в Trello.

У Slack есть прямая интеграция с Trello — это значит, что вы можете автоматически добавлять уведомления обо всех изменениях на досках в Trello на любой из каналов в Slack. Если вам пришла новая идея, и вы добавили её в Trello, то её сразу увидят ваши коллеги. Таким же образом можно отслеживать статус карточек и то, кто взялся за какую задачу.

Обожаю Трелло. Уже на протяжении пары лет, я использую его каждый день. Это сервис организации коллективной работы. Причем необязательно коллективной. И не обязательной работы.

Зарегистрироваться в Трелло можно здесь:

Чтобы вы сразу все поняли, вот для чего предлагают использовать Трелло его разработчики:

• Разработка продуктов
• Управление клиентами
• Подбор персонала
• Исследования
• Планирование свадьбы(или других мероприятий)
• СЕО
• Встречи
• Блоггинг
• Фитнес и тренировки
• Рецепты

В основе Трелло лежит система Канбан, которая в реальном мире выглядит вот так:

До того как я начну о ней рассказывать, хочу успокоить вас, что у этого сервиса есть как и вебверсия, так и отдельная программа для Windows 8, приложения под iOS и Android и расширение для Хрома(которое позволяет выводить уведомление прямо на вашем рабочем столе): https://trello.com/platforms

Есть не официальные для других браузеров, поищите сами если нужно(набрав trello и название браузера).

Первое, что вам нужно знать о Трелло, это из чего он состоит:

• Доски (boards)
• Списки (lists)
• Карточки (cards)

Пример, как мы организуем работу

У нас есть 2 доски:

• Текущая: задачи которые можно или нужно выполнять на данный момент, или, например, раз в месяц или неделю)Для каждого сотрудника у нас тут свой список + 1 общий, где отмечены основные приоритеты, чтобы все понимали на что сейчас фокус.

• Будущее: тут для каждого из продуктов у нас отдельный список на доработки, и не критичные баги. Также есть отдельные списки тем и идей для постинга в соц сети, рассылку и идеи по продажам. Часть из карточек в списках снабжается ответственным исполнителем и датой к которой задача в карточке должна быть сделана

Все новые задания, если они не срочные, добавляются в «Будущую” доску. А потом, когда приходит время, или кончаются задачи, переносятся в «Текущую” доску.

Это не совсем тот способ организации, для которого придумывался Трелло, но мне нравится. Поэтому не важно как вы будете использовать этот инструмент, главное чтобы нравилось вам:)

Фишки

• Используйте комбинации клавиш.
  Это поначалу сложно, нужно привыкать, но сохраняет кучу времени возякания мышкой!
  • Орлиный взгляд: открываем доску, жмем Q, и видим только карточки, назначенные вам;
  • Задание готово и хотите заархивировать карточку? Жмите C;
  • Хотите добавить карточку чуть ниже активной? Вместо того, чтобы создавать новую и перетаскивать наверх списка, жмите N;
  • Добавили карточку для самого себя? Нажмите пробел, чтобы ее себе и назначить.

  Остальные комбинации вы можете посмотреть на официальном сайте: https://trello.com/shortcuts

• Если на одной доске работает несколько человек, после создания задания с дедлайном, обязательно назначайте его кому-то, иначе уведомления о дедлайне будут приходить всем участникам доски;

• Не добавляйте в задание тех, кто не отвечает за результат. Например, если выполняет один человек, а тестирует 2ой — пусть сначала карточка будет назначена первому, а потом второму, чтобы был ясен ответственный человек на каждом из этапов;

• Если на доске много списков, и есть горизонтальная прокрутка — вы можете прокручивать ее просто потянув за фон доски(кликнув и зажав мышку + потянув):

• Назначили задачу кому-то, но хотите быть в курсе исполнения? Подпишитесь на нее, нажав в карточке «Subscribe”:

• Хотите спросить о чем-то в комментариях к карточке человека, который не назначен в ней? Используйте упоминание, как на твиттере, например @логинсотрудника (логин = User Name в настройках аккаунта). В этом случае он получит уведомление о вашем комментарии. Иначе — никогда не узнает о нем:

• В качестве логина в начале пишете свое имя. Иначе будет сложно будет угадать с какой буквы начать ввод @логинсотрудника чтобы вылезла подсказка;

• Если у вы работает одновременно с несколькими досками, сделайте каждой разный цвет. После этого откройте их в разных вкладках. Теперь нажмите на вкладку правой кнопкой мыши и выберите «Закрепить вкладку”(Pin tab):

• Карточки можно перемещать между досками и доставать из архива обратно;

• Используйте Power-Ups. Это типа плагинов, которые можно подключить в настройках каждой доски. С помощью них можно добавить к доске календарь(показывает карточки с группировкой по дням месяца), голосование(можно голосовать за каждую карточку, ставя полец вверх), устаревание карточек(по мере устаревания становятся менее заметными)

• Перед приглашением сотрудников, раздайте им персональную ссылку, которую можно найти нажав сверху на профиль и выбрав «Share Trello”. Ссылку можно найти в самом низу(под надписью «Copy and share this link”). Так, за каждого человека, вы получите месяц тарифа Gold бесплатно;

• Если вы делаете доски под типовые проекты(например, создания вебсайта для определенного клиента), то имейте ввиду, что вы можете создать шаблон доски, а потом его просто копировать и использовать каждый раз;

• Можно использовать списки в качестве стадий какого-то процесса. Например, это может выглядеть так: Звонок → Встреча → Обсуждение → Сделка или В планах → Делается → Выполнено

• Не используйте много меток(лейблов) с места в карьер, внедряйте их постепенно. Так вы поймете которые вам действительно нужны, а какие нет. Например, мы используем по сути 2 метки — красная для ошибок в продуктах и синяя для повторяющихся задач. Слишком много цветов может внести путаницу

Тарифы:

1. Бесплатный. Не триал версия. Бесплатный навсегда;
2. Gold. Добавляет стикеры к карточкам, фон для досок из любых изображений, вложения в карточки до 250мб. и можете добавлять свои смайлы. И самое важное. К вашей аватарке добавляет корона.
3. Business Class. То, что в Голде + администраторы видят доски всей организации, более гибкие настройки доступа к доскам, запрет регистрации с почтой не на вашем домене. Вроде все.

На данном этапе развития Трелло, мягко говоря, платить там не за что, нет ничего особо интересного и помогающего работе. Увы.

Если вы получите бесплатный Голд аккаунты через приглашения друзей или сотрудников, то потом зайдите на главную страницу(trello.com) и там сверху будет вот такой блок:

Жмите там зеленую кнопку и вы перейдете на тариф Gold. После нажатия вы увидите еще более здоровый блок с описание того, что вам добавилось. Внизу него будет ссылка для закрытия:

Если будет еще что-то говорить, просто ищите ссылку со словом «close” и жмите. Отключить его можно будет на вкладке «Billing” в настройках вашего профиля.

Ссылки

Сам Трелло:

Как мы используем Trello и Google Docs, чтобы постоянно улучшать работу UserVoice:

Хотите посмотреть альтернативы? Обратите внимание на MeisterTask, похож + интеграция с их майнд-картами: