Виртуальный Секретарь Программа для записи разговоров. После того, как Вы положили трубку, программа спросит, желаете ли вы сохранить запись разговора на карту памяти. Программа помогает не забыть важные звонки и быстро найти их в истории разговоров, благодаря текстовым и визуальным пометкам. С виртуальным секретарем работать с большим числом клиентов становится проще. Функций программы: * Запись разговоров. * Группировка разговоров по дням в виде раскрывающегося списка. * Возможность перезвонить человеку прямо из списка. * Возможность пометить разговор короткой текстовой заметкой (актуально для тех, кто работает с клиентами и не сохраняет их в телефонный справочник) * Возможность настроить программу так, чтобы по окончании звонка появлялся диалог с вопросом, нужно ли сохранять этот разговор. Таким образом можно сохранять только важные разговоры и не засорять список бытовыми диалогами. * Возможность писать пометку к разговору прямо во время разговора, оттянув панель статуса и выбрав значок «Виртуальный секретарь». Это удобно, если клиент что-нибудь диктует вам, и вам нужно привязать какой-то текст к этому разговору (например адрес или номер телефона). После окончания разговора введенный текст будет присоединен к разговору и виден в списке звонков.

Полное описание

Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 Express Edition и максимально задействует ее производительность и масштабирование.
Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.
Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час.
Всем пользователям устанавливается единое клиентское приложение по количеству приобретенных клиентских лицензий. Приобретаемый базовый пакет программы изначально включает 3-х пользователей, из них 1 пользователь наделяется правами администратора БД. Права доступа пользователей, справочники, состав полей в карточках и Журналах, а также настройки определяются администратором БД. При необходимости можно приобрести любое число пользовательских лицензий.
Наряду с основной функцией по автоматизации работы секретаря-референта, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины.
Все уведомления Исполнителям формируются в программе «Секретарь-референт» и дублируются по имеющимся у организации почтовым системам.
В программном комплексе мы активно используем такую форму как «Поручение руководителя». Это значительно расширяет функциональность и эффективность программы и предоставляет руководителю и секретарю-референту широкие контрольные функции. В целом, получаем такой важный управленческий эффект от работы программы как эффективное использование рабочего времени и повышение исполнительской дисциплины на предприятии.
Основными объектами учета в программе являются:
•Расписание руководителя
•Приказы
•Поручения
•Совещания
•Задачи
Дополнительные (компонента «Учет корреспонденции»)
•Входящие документы;
•Исходящие документы;
Вспомогательные сервисы
•Печать конвертов;
•Формирование «Списка почтовых отправлений»
•Сканирование документов (поточное)
•Шаблоны и СТП;
Всего в системе 3 категории пользователей:
• Руководитель
• Секретарь-референт
• Исполнитель
Архитектура программного комплекса
«Секретарь-референт» — это три взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ): АРМ «Руководитель, АРМ «Секретарь-референт» и АРМ «Исполнитель».
АРМ «Руководитель»
— Удобный просмотр Расписания (на день, неделю, месяц);
— Планировать совещания;
— Контроль исполнения решений и поручений;
— Просмотр Протокола любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики);
— Просмотр переписки.
— Формирование Поручений и Указаний.
АРМ «Секретарь-референт» (с правами администратора БД)
-Отслеживать ход исполнений поручений;
-Формировать и поддерживать в актуальном состоянии Расписание руководителя;
-Назначать совещания. Формировать повестку совещания, назначать участников и докладчиков. При этом, программа автоматически высылает приглашение участникам и напоминания.
-Вести протокол совещания и отслеживать результат исполнения решений.
-Назначать поручения исполнителям и отслеживать ход их исполнения;
-Вести учет собственных задач.
АРМ «Исполнитель»
-Получение уведомлений о поступлении на его имя корреспонденции или поручения, участия в совещании;
-Просмотр своей корреспонденции и поручений;
-Заполнение карточки Поручение (заполнение полей результат исполнения, дата исполнения…)
-Формирование отчетов по своим документам;
-Использование справочника «Сотрудники» как телефонного справочника и справочника Ф.И.О, должности и электронных адресов сотрудников предприятия;
-Использование типовых бланков из раздела «Шаблоны и СТП» ;
-Доступ к актуальным документам (Инструкциям и Положениям, составляющих стандарты предприятия).
Преимущества
•Исключает двойное ведение Расписания руководителем и секретарем-референтом.
•Обеспечивает хранение материалов Совещаний;
•Укрепляет исполнительскую дисциплину.
•Исключает затраты на лицензии ПО третьих фирм. Весь функционал находиться в одной программе.
•Стоимость компоненты не зависит от количества рабочих мест.
•Низкая стоимость владения.