Учет картриджей

У бухгалтеров зачастую возникают сложности при отражении операций с расходными материалами к оргтехнике, которые связаны в основном с наличием особенностей их приемки и списания. В связи с этим рассмотрим вопрос того, как произвести бухгалтерский учет расходных материалов для оргтехники – существует несколько вариантов учета данных активов.

Учет расходных материалов для оргтехники – общие правила

Поддержание компьютеров и оргтехники в рабочем состоянии и их обслуживание связаны с несением определенных расходов. К таким затратам относятся, в частности, расходы на уход, технический осмотр, покупку расходных материалов, таких как картриджи для копировальных аппаратов, принтеров, ксероксов и офисная бумага для факса. Регламентированное производителем обслуживание также является необходимым, если руководство учреждения хочет предупредить поломки оборудования и продлить срок его службы. Обслуживание при этом может быть проведено самостоятельно работниками организации или специалистом.

Важно! Оргтехника именуется канцелярской (код 3000000), согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 00493. Внимание! Классификатор ОК 00493 утратил силу с 01.01.2015 после издания Приказа Госстандарта от 31.01.2014 № 14-ст – после указанной даты действуют классификаторы ОКВЭД ОК 029-2014 и ОКПД2 ОК 034-201.

Затраты на оплату работы специалистов, занимающихся обслуживанием и отладкой оргтехники, а также услуг по ремонту офисного оборудования должны быть отнесены бухгалтером на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ).

Чтобы иметь возможность принять к учету объекты нефинансовых активов в составе основных средств, а также начислять амортизацию, необходимо знать срок их полезного использования. Определяется он при помощи:

  • Документации производителя (она входит в комплект объекта имущества). В некоторых случаях документация не требуется для целей определения сроков полезного использования, поскольку имеются нормы действующего законодательства, утверждающие СПИ имущества именно в целях начисления амортизации. Если таких норм не имеется, а документация производителя отсутствует, порядок начисления амортизации устанавливается по решению комиссии организации по поступлению и выбытию активов.
  • Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 №1).

Учет расходных материалов для оргтехники – когда необходима дефектная ведомость

Если оргтехника в учреждении используется на протяжении длительного периода времени, в какой-то момент может понадобиться произвести ремонт оборудования или его составных частей. Если требуется замена принадлежностей и приспособлений, которые самостоятельно не несут никаких функций, но выполняют определенные функции в составе комплекса, их замена не может рассматриваться как модернизация объекта ОС. Зато операция по замене комплектующих и составляющих частей объектов ОС является использованием прочих материалов в процессе текущего (капитального) ремонта ОС. Значит, затраты на покупку принадлежностей необходимо отразить по ст. 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

В качестве первичного учетного документа, которым будут оформлены данные операции, может стать дефектная ведомость. Ее форма разрабатывается внутри предприятия – унифицированной формы на законодательном уровне не установлено. Составляется ведомость компетентными лицами и утверждается начальством (или уполномоченным лицом). В документе должно быть сообщено о неполадках имущества, наличии каких-либо неисправных деталей. Кроме того, необходимо прописать рекомендации по ремонту – устранению обнаруженных недостатков.

Дефектная ведомость выполняет не одну функцию – ее также целесообразно применять:

  • в целях контроля за состоянием объекта;
  • для установления масштаба проводимых работ;
  • с целью подтверждения целесообразности расходования денег в случае возникновения вопросов у проверяющих органов.

Читайте также статью ⇒ «Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта».

Учет расходных материалов для оргтехники – отражение заправки картриджа

Чтобы лучше понять, как следует отражать в бухгалтерском учете заправку картриджа, которая периодически требуется при эксплуатации принтеров и ксероксов, рассмотрим пример.

Допустим, на заправку картриджа фирма выделила 1200 рублей и передала эту сумму сотруднику под отчет. С учетом НДС услуга по заправке картриджа обошлась работнику в 1100 рублей. Сотрудник написал заявление, в котором просил удержать оставшуюся сумму в размере 100 рублей из его заработной платы за текущий месяц. Бухгалтер отражает операции следующим образом:

Операция Сумма (рубли) ДЕБЕТ КРЕДИТ
Произведена выдача денег работнику под отчет (РКО) 1200 208 25 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества» 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»
Принятие к учету расходов согласно авансовому отчету (чек, квитанция, авансовый отчет) 1100 109 60 225 «Затраты на работы, услуги по содержанию имущества в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»

401 20 225 «Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»

208 25 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»
Удержание из заработной платы сотрудника остатка подотчетной суммы (на основании расчетно-платежной ведомости и заявления подчиненного) 100 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по зарплате» 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Погашение задолженности подотчетного лица (на основании справки по форме 0504833) 100 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» 208 25 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества»

Учет расходных материалов для оргтехники – как учитывать канцелярские товары

Расходование в учреждении канцелярских товаров крайне сложно контролировать. Чаще всего сотрудники бухгалтерии производят их списание на дату выдачи канцтоваров на нужды работников организации. Но практически любые канцелярские материалы используются на протяжении длительного времени, поскольку израсходовать их сразу невозможно. К таковым относится, в частности, бумага для факса, копировальной машины и ксерокса. Как правило, бумагу предприятие закупает в большом количестве. В связи с этим у налоговых инспекторов возникают претензии относительно того, на каком основании в компании обнаруживается много неиспользованной офисной бумаги, а в бухгалтерском учете не зафиксированы остатки по соответствующему счету.

Если в структурных подразделениях остались канцелярские товары, а по счетам их учета отмечается нулевой остаток, обоснованным он может быть только в случае надлежащего оформления выбытия материалов. Они должны быть переданы на нужды организации на основании Ведомости выдачи материальных ценностей (форма 0504210). Ведомость, согласно Приказу Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н, применяется учреждением с целью оформления выдачи МЦ в пользование по каждому материально ответственному лицу. На ее основании производится выбытие материальных запасов и объектов ОС до 3000 рублей. Бухгалтер, выдавший МЦ на основании ведомости, вправе списать канцелярские товары в момент их выдачи сотрудникам, даже если они будут использоваться на протяжении длительного времени до полного расходования.

Бухгалтер должен учитывать канцелярские товары как материальные запасы на счетах (п. 118 Инструкции № 157н):

105 36 000 Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения
105 26 000 Прочие материальные запасы – особо ценное движимое имущество учреждения

Разрешается прописывать конкретный порядок учета расходных материалов для оргтехники и канцтоваров в зависимости от структуры учреждения с целью оптимизации учетных процедур. Бухгалтер также может установить норму расходования канцтоваров на нужды сотрудников организации. Примером может служить следующий порядок:

  • канцелярские товары покупаются учреждением централизованно, после чего передаются со склада на нужды работников организации;
  • к учету ценности принимаются на основании документов от поставщика;
  • передача расходных материалов стоимостью не более 3000 рублей за единицу учета производится со склада по необходимости или по норме расходования на основании ведомости выдачи МЦ;
  • если стоимость канцтоваров или расходных материалов для оргтехники превысила 3000 рублей за единицу учета, необходимо составлять акт о списании материальных запасов по форме 0504230 на основании решения комиссии по фактической стоимости.

Учет расходных материалов для оргтехники – пример

Допустим, в бюджетном образовательном учреждении производится закупка расходных материалов для оргтехники один раз в квартал. Закупка осуществляется на средства субсидий на выполнение муниципального задания. Далее материалы передаются на нужды секретаря на основании ведомости по форме 0504210. Списываются купленные материалы по средней фактической стоимости:

ДЕБЕТ КРЕДИТ ОПЕРАЦИЯ
4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения» 4 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

4 208 34 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

Принятие к учету расходных материалов для оргтехники (один раз в квартал, по мере поступления) по стоимости покупки
4 109 80 272 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов» 4 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения» Отражение выбытия хозяйственных товаров, переданных на нужды учреждения (форма 0504210)

Законодательные акты по теме

Приказ Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н Утверждение Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ
Постановление Госстандарта РФ от 06.08.1993 № 17 Утверждение ОКДП ОК 00493
ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 7 Инструкции (утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) О реквизитах первичных документов

Типичные ошибки

Ошибка: Расходные материалы для оргтехники списаны с учета, хотя они не были еще выданы на нужды работников учреждения.

Комментарий: Списывать канцтовары и расходные материалы для оргтехники до их выдачи на нужды сотрудников запрещено – это нарушение.

Ответы на распространенные вопросы про учет расходных материалов для оргтехники

Вопрос №1: Нужно ли составлять акт о списании материальных запасов, если на нужды предприятия выдаются расходные материалы стоимостью менее 3 тысяч рублей за единицу учета?

Ответ: Достаточно оформления ведомости выдачи материальных ценностей.

Вопрос №2: На основании какого документа произвести выдачу расходных материалов для оргтехники стоимостью более 3 тысяч рублей за единицу учета?

Ответ: Необходимо оформлять Акт о списании материальных запасов (форма 0504230) на основании решения комиссии. Списание производится по фактической стоимости.

Новости | PrintStore | PrintStore Pro | SNMP Discovery | | Каталог | Форум | Нас выбрали

Основной сайт проекта: perfectsoft.ru


Программа PrintStore — это эффективный инструмент для учета расходных материалов и оборудования, очень простой в использовании. Вы сможете отслеживать состояние каждого расходного материала в любом принтере (МФУ, копире, факсе), при этом время тратится только на указание моментов замены расходников. В программе можно работать как с оригинальными картриджами, так и с восстановленными, учитывая каждое действие, будь то заправка тонером или замена ракеля. Большое количество расходных материалов и оборудования с учетом их совместимости уже содержится в базе данных программы, а если чего-нибудь вдруг не окажется, это легко добавить самостоятельно.

Программа ориентирована на учет картриджей в принтерах, но и остальное оборудование в ней тоже можно учитывать. Вы можете организовать учет компьютеров, всей офисной техники, а также мебели на базе нашей системы. Учитываются все перемещения каждой единицы, проведенные с ней манипуляции, смена ответственности.

Новой возможноcтью программы является SNMP мониторинг сетевых принтеров. Этот функционал ранее существовал в виде отдельной программы SNMP Discovery, теперь он интегрирован в PrintStore. Специальная сетевая служба по заданному расписанию опрашивает принтеры и МФУ, сохраняет полученную информацию в базу данных и уведомляет по e-mail о скором окончании картриджей, фотобарабанов, девелопера, печки и других ресурсов. Мониторинг поддерживается для устройств любых производителей.


Возможности PrintStore:

Учет оборудования: приход, перемещение, ремонты, списание.

Учет картриджей: приход, перемещение, расход на оборудование, списание, отображение оперативных остатков.

Расчет скорости расхода по каждому расходному материалу и времени, на которое хватит существующего запаса, позволяет оптимизировать количества на складах.

Мониторинг оборудования: сбор информации с принтеров, МФУ и других сетевых устройств по протоколу SNMP и отображение в реальном времени. Собираются данные по остаткам ресурсов, счетчикам печати, размещению, версии firmware и т.д.

Уведомление об окончании ресурсов по e-mail: на основе данных мониторинга программа отправляет уведомления по электронной почте, заранее предупреждая об окончании картриджей и других ресурсов.

Отслеживание счетчиков печати позволяет привязывать информацию о текущем значении счетчика принтера к операциям замены расходных материалов, а также ремонта самого аппарата. Скоро этот функционал будет доработан и данные будут автоматически браться из мониторинга

Индивидуальный учет расходных материалов (учет перезаправок) — это уникальная возможность программы. На каждый картридж можно завести паспорт, в котором будет учитываться вся его история: приход, перемещение, расход на оборудование, ремонты (перезаправка), списание. Для идентификации можно использовать как заводские серийные номера, так и собственные инвентарные.

Учет договоров на обслуживание позволяет быстро находить ответственного за каждую единицу техники и вести историю платежей по договорам.

Учет заявок пользователей: запоминаются заявитель, исполнитель, требуемые картриджи и оборудование, а также принтеры, требующие ремонта. Заявки можно просматривать как общим списком, так на закладках соответствующих разделов. Например, при выборе сотрудника на отдельной закладке отображаются все его заявки.

Отчеты в программе снабжены фильтрами, во многих используется группировка данных. Они охватывают все операции с оборудованием и расходными материалами, а также есть сводные отчеты по выбранному контрагенту, единице оборудования или номерного расходного материала. Всего текущая версия содержит 74 шаблона отчетов.

Работа по сети доступна без установки какого-либо дополнительного ПО и сложных настроек. Просто положите файл базы данных на сервер и откройте ее из программы. Путь к БД для данного пользователя будет сохранен в реестре и при следующем запуске программы автоматически будет открыта сетевая БД.

Многопользовательский режим позволяет использовать программу сотрудникам с различным уровнем доступа как к отдельным возможностям программы, так и к филиалам компании.

Журнал действий пользователей дает возможность видеть историю изменений в базе данных. Есть отчет с фильтрами по всем параметрам и пятью вариантами группировки, позволяющий быстро найти и отобразить эту информацию в любом удобном виде.

Ведение справочников предприятия: филиалы, склады, помещения, отделы, должности, сотрудники, контрагенты.

Ведение справочников по моделям оборудования и расходников: производители, форматы печати, типы печати, типы картриджей, цвета картриджей, модели оборудования и модели расходников.

«Пора купить» — это интерактивный конструктор заказов, позволяющий на основе информации о запасе расходных материалов и скорости их расхода сформировать заказ поставщику(ам): ассортимент, необходимое количество. Также по каждому расходнику программа либо подставит цену по последней закупке, либо можно будет указать ее вручную, и на основе этих цен и необходимого количества подогнать общую стоимость заказа под выделенный бюджет. Полученный заказ можно сохранить в базе данных, а затем экспортировать во внешний файл или распечатать. Статус заказа можно отслеживать (оплачен/отгружен/получен), а при получении заказ конвертируется в приход.


Плюсы от внедрения PrintStore:

Вся информация в одном месте. Можно один раз провести инвентаризацию всего парка оборудования и расходных материалов, а можно вносить информацию о них по мере возможности, — результат в любом случае будет великолепным. Все подробности будут как на ладони.

Кардинальное сокращение затрат времени на учет. В организации с большим количеством принтеров (от 50), простые на первый взгляд операции вроде составления отчета о наличии расходных материалов на складе или списка расходников для заказа могут занимать часы и даже дни, если учет ведется на бумаге или в обычных складских программах. В PrintStore такие отчеты можно получить моментально.

Феноменальное ускорение процесса заказа расходных материалов. Вы просто запускаете «Пора купить», — программа все просчитает сама. Остается только отправить заказы поставщикам.

Оптимизация складских запасов. Зачем хранить на складе картриджи, которые понадобятся весьма не скоро? Это ведь ваши замороженные оборотные средства, а также и складские площади. В тоже время, если нужного картриджа не окажется, может остановиться важный рабочий процесс. Программа поможет найти золотое сечение этого вопроса и поддерживать на складе оптимальное количество картриджей каждого наименования. В результате Вы экономите деньги и складские площади, оставаясь уверенным в надежности своего бизнеса.

Рассчитана данная программа на руководителей компьютерных отделов, системных администраторов и людей, занимающихся обеспечением процесса печати.

Распространяется программа бесплатно, по принципам freeware и as is.

И самое главное, — Вы можете предложить новые возможности. Все обсуждаемо на форуме, разработка идет ежедневно, полезные предложения учитываются и регулярно добавляются в программу.

Узнать, что такое PrintStore Pro.

Почитать о ходе работы над текущей версией.

В нашем решении — конфигурации Управление IT-отделом 8, можно вести учет картриджей. Рассмотрим каждый пункт по порядку.

1) Покупка картриджей

При покупке картриджей, с точки зрения учета, не меняется ничего. Мы аналогично делаем те же документы, как если бы мы покупали что-то другое. Делаем документ «Заказ поставщику», на его основании вводим «Поступление».

Если покупка без заказа, то «Поступление» делаем сразу (Номенклатура и склад > Поступления).

В результате данного действия на складе «Центральный склад» на остатке появится данный картридж.

2) Перемещение картриджей

Тут возможны варианты. Если картридж просто перемещается на новое место хранения без установки в принтер(копир), то мы делаем обычный документ «Перемещение» и перемещаем его на новое место хранения. В таком случае не будет комплектации с принтером. Если же мы хотим установить картридж в принтер, нам необходимо создать документ «Окончание обслуживания».

Если рассмотреть на примере, то пусть картридж, который изображен выше на рисунке мы хотим поставить в принтер, который находится в месте хранения «Рабочее место(касса)». В таком случае заполним документ (Ремонт и обслуживание > Окончание обслуживания ).

Потом подбором добавим принтер «KYOCERA Ecosys M223Dn» на вкладке «Номенклатура». Затем нажмем на кнопку «Установить со склада» и выбрали картридж, после вставки в документ перенесем его внутрь принтера. Получим следующее:

При проведении данного документа картридж будет списан с «Места хранения со склада» и установлен, как комплектующая по отношению к принтеру.

На этом заправка картриджа собственными силами завершена.

3) Ведение подсчета заправок картриджей

Данный пункт не обязателен, но возможность вести учет количества заправок возможен. Для этого воспользуйтесь документом (Ремонт и обслуживание > Изменение показателей оборудования) «Изменение показателей оборудования»

С его помощью можно вести учет числовых показателей оборудования, таких как: количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов и т.д. Т.е. это какой то числовой показатель, который будет накапливается со временем. Для просмотра сколько всего раз был заправлен картридж воспользуйтесь отчетом » Показатели оборудования »

4) Списание картриджей.

Списание картриджей ничем не отличается от обычного списания оборудования. Воспользуйтесь документом «Списание».

5) Замена картриджа, который установлен в принтере (пустой) на другой, который находится на складе (заправленный)

Данная операция похожа на то, что описано в п.2. Единственное изменение, мы так же заполняем реквизит «Место хранения со склада» (куда отправить после смены пустой картридж). И добавляем подбором в документ пустой картридж с событием «Со склада». Получаем следующее:

В рисунке, который приведен, верхний картридж пустой и был установлен в принтере, мы его перемещаем на «Место хранения на склад» (вкладка Дополнительно). Указывая событие «На склад». Новый картридж добавляем, нажав на кнопку «Установить со клада», событие «Со склада».

6) Картридж заправляет подрядная организация.

Если заправкой занимается другой контрагент, то все, что указано выше необходимо повторить, единственное отличие — это необходимо изменить реквизит обслуживание на «Обслуживание контрагентом», или «Обслуживание контрагентом произведено сразу» .

7) Увеличиваем количество заправок картриджа (не обязательно).

Если вы ведете учет количества заправок картриджей, то Вам необходимо создать документ «Изменение показателей оборудования», в которому указать в поле значение «1», которая соответствует одной заправке картриджа. В дальнейшем если вести учет количества заправок можно проанализировать сколько раз заправлялся картридж.

Список необходимых ролей для работы.

  • Добавление и изменение складских документов;

  • Чтение складских документов;

  • Добавление и изменение обслуживания и ремонтов;

  • Чтение обслуживания ремонтов.

Привет, Гиктаймс! Решение проблем, связанных с созданием и обеспечением корпоративных инфраструктур печати, начинается с их мониторинга. Отслеживать состояние устройств печати настоятельно рекомендуется даже в том случае, если компания невелика и все ее потребности закрывает одно единственное сетевое МФУ с общим доступом. Даже в этой ситуации можно в один прекрасный день остаться вообще без принтера, занявшись поисками способов ремонта «по факту». Если же в организации имеется полноценная инфраструктура из нескольких (будь то 10 или 100) принтеров и МФУ, то аудит такого парка – задача не из простых. И здесь не обойтись без специальных программных решений и сервисов, о кторых и пойдет речь под катом.

Если верить аналитикам из Gartner или Nuance, в российских офисах в среднем 60% сотрудников в день печатают от 11 до 50 страниц. При этом, разумеется, большую часть из них совершенно не волнует объем затрат работодателя на печать. А они , кстати, могут достигать в компаниях с большими объемами печати нескольких сотен долларов ежегодно в пересчете на каждого сотрудника.
Эти расходы можно и сократить, и грамотно распределить. В первую очередь, необходимо избавиться от нецелевого использования устройств печати («анкета на паспорт»), забытых распечаткок в лотках принтеров, нецелесообразной печати в цвете, возможного воровства (перезаправка или совместимый картридж вместо оригинального), возможного жульничества и завышенных счетов от компаний-аутсорсеров, если вы пользуетесь их услугами.
Нас отговаривали упоминать тему нечистоплотности сотрудников, чтобы не вызвать негатив читателей Geektimes, но это действительно распространенный случай, и без него сегодняшний пост был бы как борщ без сметаны. Как это происходит? Сотрудник, отвечающий за работу печатной техники в офисе, заявляет, что расходные материалы закончились. Компания по этой заявке закупает оригинальные картриджи. Получив картриджи, сотрудник обращается в специальную фирму, занимающуюся скупкой оригинальных (читай, ворованных) картриджей. По нашим данным, средняя стоимость оригинального тонер-картриджа Hewlett-Packard, например, составила в 2016 году 10 500 рублей. Оригинальный картридж сотрудник продает со значительным дисконтом, а потом за еще существенно меньшие деньги покупает совместимые или заказывает перезаправку.

А ведь есть еще такие задачи, как технический контроль устройств и состояния расходных материалов, организация использования принтеров и т.д. Обойтись без специальных средств тут просто невозможно.
Мы в своей практике предлагаем заказчикам разные средства, исходя из тех задач, которые они решают, и состава их инфраструктуры печати. Ведущие вендоры, как правило, имеют в своих портфелях собственные разработки. Но подойдут они только тем редким компаниям, которые используют технику только от одного производителя. Таких – единицы. Парк принтеров и МФУ формируется годами, и в нем в подавляющем большинстве случаев присутствуют устройства разных производителей и разной степени «свежести». Поэтому вполне логично обсудить универсальные решения.

FollowMe (компания Ringdale)


Одно из них, FollowMe, обеспечивает решение сразу нескольких задач, таких как учет печати и контроль доступа к устройствам, а также маршрутизацию заданий в соответствии с выставленными настройками. Учет использования всех принтеров и МФУ на предприятии, отслеживание активности отдельных пользователей или рабочих групп и интерактивная печать – для таких задач FollowMe подходит лучше всего.

MegaTrack (компания Fontware)


Это приложение ведет мониторинг устройств печати и собирает статистику для последующего создания отчетов и анализа. Достоинство этого решения – возможность работать не только с сетевыми, но и локальными принтерами. В настройках для каждого принтера можно ввести стоимость одного отпечатка, и система будет выдавать еще и экономические выкладки по каждому устройству. Решение поддерживает кластерную конфигурацию Windows Cluster Server 2000/2003, мультиязычно и имеет веб-интерфейс для удаленного доступа.

Pcounter (компания A.N.D. Technologies)


Особенность Pcounter – очень простая интеграция в существующую инфраструктуру и последующее масштабирование. Система учитывает все задания печати, отправленные на устройство, собирает статистику его использования, а в качестве дополнительной функции имеет возможность перенаправления заданий. Помимо печати Pcounter способен организовать и сканирование. Дополнительно загружаемое приложение собирает статистику копирования, сканирования и отправки факсов с использованием корпоративных МФУ.

JetAdvice 2.0 (компания EuroForm A/S)


Еще один простой продукт для сбора информации о корпоративных устройствах печати и расходных материалах. JetAdvice 2.0 ведет мониторинг состояния расходных материалов в устройствах, подключенных к корпоративной сети, и при снижении уровня тонера до критической отметки отсылает на электронную почту уведомление сотрудникам, ответственным за поддержку или контакт с внешней сервисной службой. Поддержка широкого спектра марок особенно будет ценна компаниям, располагающим «зоопарком» принтеров и МФУ разных вендоров, в том числе и нестандартизированными устройствами.

Equitrac (компания Nuance)


Ценность этого решения – в возможности проводить с его помощью кампании по поощрению ответственного отношения сотрудников компании к печати. Equitrac создает виртуальную очередь печати, когда документ следует за пользователем и может быть распечатан на любом принтере, подключенном к корпоративной сети. Речь идет и о сознательном выборе пользователем наиболее подходящего устройства для конкретного задания. Equitrac при этом не требует отдельного сервера и легко устанавливается на любой сетевой принтер или МФУ.
Все это – простые решения, предлагающие разный набор возможностей. Но есть среди средств управления печатью и те, что позволяют решать самый широкий круг задач – от мониторинга всей инфраструктуры до обеспечения доступа к принтерам и МФУ в соответствии с корпоративными политиками и правами.

PrintStat (компания Nicotech)


PrintStat – программное решение для мониторинга принтеров и МФУ всех известных на рынке производителей. Это решение действительно универсально – база моделей насчитывает более 1000 пунктов и, с обновлением своих линеек производителями, пополняется. Это позволяет использовать PrintStat даже в той компании, где работает целый парк устройств, от совсем старых до новейших.
Принцип работы PrintStat прост – данные собираются со встроенных датчиков печатающих устройств, консолидируются системой и визуализируются при помощи настраиваемого интерфейса. Доступ к системе можно получить из любого компьютера в сети через веб-интерфейс, можно и настроить периодическую отсылку уведомлений по электронной почте.
Какие данные позволяет получить PrintStat? Их состав практически полностью покрывает потребности, обеспечиваемые мониторингом печати в компании. Первый комплекс данных – мониторинг состояния расходных материалов. Система оценивает ресурс установленных картриджей, прогнозирует их расход в соответствии с нагрузкой на принтер или МФУ и может даже отправить заявку в адрес поставщика расходных материалов. Пресловутые склады в коридорах офиса из коробок с картриджами становятся неактуальными. Помимо оптимизации затрат при отсутствии запаса расходных материалов и его хранения, происходит высвобождение человеческих ресурсов.
Естественно, мониторингом одних только расходных материалов PrinStat не ограничивается. Решение постоянно контролирует данные, поступающие со счетчиков отпечатанных страниц и ресурсных деталей. Благодаря этому отслеживается и текущая нагрузка на устройство, и его ресурс. Эта информация крайне важна для оптимизации печати в офисе. Сравнив нагрузку двух одинаковых или сходных по своим возможностям МФУ можно, например, оптимизировать их расположение в помещении для того, чтобы сотрудники использовали оба аппарата равномерно.
Существует масса примеров, когда один из сетевых принтеров простаивал, в то время, как другой использовался чрезмерно много, и причиной такой неравномерности в нагрузке была необходимость сделать к одному из устройств несколько лишних шагов.
Планирование текущего обслуживания – столь же важная задача при управлении офисной печатью и мониторинг печати позволяет в значительной мере предугадать выход из строя ресурсных деталей и спланировать их замену. Такой подход к техническому обслуживанию дает возможность проводить бюджетирование расходов на заблаговременно, а не «по факту» поломки. Результат тоже очевиден – планомерные и планируемые расходы для любой компании всегда проще и удобнее экстренных.
Явное достоинство PrintStat – возможность отдать процесс сбора и анализа информации компаниям-аутсосерам, которые занимаются обслуживанием техники. Для того чтобы прогнозировать обслуживание, им вполне достаточно будет отслеживать уведомления по электронной почте, не получая доступа в корпоративную инфраструктуру заказчика.
И еще одно достоинство PrintStat – автоматическое масштабирование при расширении или обновлении парка устройств в компании. Система самостоятельно определяет вновь установленный принтер и начинает отслеживать его использование.

Print Manager Plus (компания Print Manager)

Второй из числа наиболее популярных и универсальных продуктов, предназначенных для мониторинга корпоративной инфраструктуры печати. Print Manager Plus (PMP) обладает большими возможностями, чем PrintStat. Она может использоваться, в том числе, и крупными компаниями с большим и разнообразным парком принтеров и МФУ. Поддерживаются устройства всех основных производителей, что гарантирует от сложностей при расширении или обновлении парка. PMP может не просто собирать статистику и контролировать расходные материалы, но и помогает организовать доступ к принтерам и МФУ с отслеживанием использования техники пользователями и политик доступа.

К примеру, PMP позволяет и отследить, кто, что и на каком принтере печатал, и рассчитать стоимость печати для конкретного пользователя или отдела. И даже распределять задания по устройствам в зависимости от заданных условий. К примеру, для печати объемных документов лучше использовать более производительные устройства, и PMP позволяет настроить их автоматическую отсылку на мощные принтеры, а распределение по типу файла даст возможность соблюдать требования конфиденциальности внутри офиса.
Явное достоинство – собственный модуль статистики, который позволяет проводить анализ состояния инфраструктуры печати непосредственно в PMP. При этом есть еще и генератор отчётов на основе Crystal Reports, и больше сотни вариантов визуализации. При всей сложности PMP проста в использовании и совместима практически с любым платформенным ПО – от UNIX до Windows-серверных систем (сертификат совместимости от Microsoft у системы, кстати, имеется). Устанавливается на сервер за минуту, настраивается еще за пять.
В принципе, последние два решения способны обеспечить все потребности, связанные с мониторингом печати и решить попутно еще и дополнительные задачи, вроде обеспечения прав доступа к принтерам и МФУ. Одно из них больше подойдет для крупных компаний, другое лучше соответствует потребностям СМБ-сегмента. Но, прежде чем разворачивать любое из них, стоит провести предварительную процедуру аудита инфраструктуры – вполне возможно, что наилучшим окажется другая разработка, предлагаемая специализированными интеграторами.
Постепенно мы подобрались к самому интересному – к оптимизации затрат на расходные материалы, но об этом поговорим в следующем посте.