Шаблон в ворде

Как создавать шаблоны в Word

АрхивОфис автор : Антон Кокин 26.07.2006

Рутинную работу с однотипными документами можно свести к минимуму, если формировать их на основе шаблонов Word. О том, что они из себя представляют, и как их создавать, наш сегодняшний материал.

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы — заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.

Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. (Из справки Word)

Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют «рыбами». Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.

Итак, приступим.

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню «Файл» (File) и выберем команду «Сохранить как…» (Save as…). Откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в котором нам надо выбрать в поле «Тип файла» (Save as type) тип «Шаблон документа» (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка «Шаблоны», в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку «Сохранить».

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО «БЕЛЫЕ НОЧИ». Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке «Рисование» (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку «Линия» (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

Обратите внимание: возможно, у вас будет вставлено так называемое полотно — пунктирная область вставки фигур/рисунков. Чтобы предусмотрительно избавиться от вставки полотна, зайдите в меню «Сервис» (Tools) и выберите команду «Параметры» (Options). Щелкните вкладку «Общие» (General) и снимите галочку с опции автоматического создания полотна при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Щелкаем «OK» и закрываем окно «Параметров» (Options).

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка «Тип линии» (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии — в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль «Заголовок 1» (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую «шапку». Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под «шапкой» дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Дата и время» (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.

2. Отмечаем галочкой поле «Обновлять автоматически» (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты — с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке — дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Поле» (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области «Категории» (Categories) выберите «Автоматизация» (Document Automation). В области «Поля» (Field names) выберите команду MacroButton. В области «Сообщение» (Display text) наберите текст «Вставить ФИО получателя» и нажмите OK.

Строго говоря, в области «Имя макроса» следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню «Сервис» (Tools) и выберите команду «Параметры» (Options) и на вкладке «Вид» (View) в группе «Показывать» (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.
У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.
Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню «Файл» (File) и выбрать команду «Создать» (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию «Общие шаблоны» (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете «OK». Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.

Microsoft Office 2010

  • 80
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
Обновление: 14-02-2017, 21:41
Версия программы: 2010
Разработчик Microsoft
Система: Windows
Распространяется: Бесплатно
Размер: 512 Мб
Загрузок: 10205 289
Microsoft Office 2010

Скачать Майкрософт Офис 2010 бесплатно Вы можете на этой странице. Загрузите широко используемый пакет офисных программ, предназначенных для работы с электронными документами.

Microsoft Office — это широко используемый пакет офисных программ, предназначенных для работы с электронными документами под управлением OS Windows и, частично, Apple Mac OS X. В несколько урезанном виде они также поддерживаются операционными системами мобильных устройств, такими как: Windows Phone, iOS и Android.

Скачать Майкрософт Офис 2010 бесплатно можно на данной странице, по ссылке выше, а вот для инсталляции его на ПК понадобится сначала записать полученные файлы на установочный диск либо загрузочную флешку или же запустить с помощью программ для работы с образами дисков — Daemon Tools Lite.

При этом стоит обратить внимание, какая на компьютере версия Windows — 32- или 64-битная.

Существует несколько комплектаций Microsoft Office 2010 — начальная, домашняя для учебы, для бизнеса, стандартная, а также профессиональная. Отличаются они количеством программ и стоимостью лицензий. Бесплатный стартовый набор включает только Word и Excel, а самый полный — Professional Plus — до десяти работающих приложений (если некоторые из них не нужны, то возможна выборочная установка компонентов).

Редактор Microsoft Word позволяет набирать, править и форматировать тексты, проверять грамматику, дополнять их рисунками, таблицами, диаграммами, управлять сносками, делать заметки, верстать веб-страницы. Приложение сохраняет и открывает файлы с расширением .doc, .docx, .dotx, .dotm, .txt, .rtf, .pdf, .xml, .xps. Преимущества данной программы — интуитивно понятный интерфейс, максимальная функциональность и повсеместная распространенность, так что документами Word удобно обмениваться по электронной почте. Онлайн-аналог этого текстового редактора присутствует в системе Google Docs.

Microsoft Access

Еще один офисный инструмент — менеджер баз данных Microsoft Access. В этом приложении создаются связанные таблицы, совместимые с базами данных серверов. Преимуществом работы в Access является мгновенное сохранение информации по ячейкам, то есть при переходе курсора в новую строку данные из предидущей графы записываются в постоянную память даже без нажатия кнопки «сохранить». Примером БД может быть городская телефонная книга. Файлы программы помечаются буквами .accdb в конце названия.

Для веб-разработчиков в офисном пакете предусмотрен HTML-редактор SharePoint Designer. Распространяется он бесплатно через официальный сайт Microsoft Office. Аналогом данного продукта является Microsoft Expression Web.

Чтобы получить доступ к такой обширной функциональности, предлагаем Вам скачать Офис 2010 и в полной мере использовать возможности перечисленных приложений.

Microsoft Office 2010

Пожалуйста, Оцените:

Стандартный
установщик
Бесплатно!uBar
check Официальный дистрибутив Microsoft Office 2010 check
close Тихая установка без диалоговых окон check
close Рекомендации по установке необходимых программ check
close Пакетная установка нескольких программ check
  • Похожие программы


LINE

  • Отзывы пользователей

Изменение существующих в Microsoft Word шаблонов

  • •1 Слепой «десятипальцевый» метод набора текста. Тренажеры общие сведения
  • •Зоны действия пальцев левой руки на клавиатуре
  • •Зоны действия пальцев правой руки на клавиатуре
  • •Зоны действия пальцев левой руки для английской раскладки клавиатуры
  • •Зоны действия пальцев правой руки для английской раскладки клавиатуры
  • •Клавиатурные тренажеры
  • •Быстрое и полное сохранение
  • •Восстановление документа
  • •Форматирование документов в текстовом редакторе Word. Выделение фрагментов текста
  • •Форматирование шрифта
  • •Форматирование абзаца
  • •Перемещение и копирование фрагментов текста с помощью мыши
  • •Перемещение и копирование фрагментов текста с использованием команд меню
  • •Буфер обмена
  • •Ввод специальных и произвольных символов
  • •Создание списков
  • •Работа с табуляторами
  • •Лабораторная работа 2
  • •Порядок выполнения работы
  • •3 Работа с таблицами в microsoft word. Колонки и колонтитулы общие сведения Работа с таблицами в Microsoft Word
  • •Разбиение документа на страницы и разделы
  • •Работа с колонтитулами
  • •Работа с колонками
  • •Лабораторная работа 3
  • •Порядок выполнения работы
  • •4 ОформленИе докладА с использованием текстового редактора Word самостоятельная работа общие сведения
  • •Задания на самостоятельную работу
  • •Порядок выполнения работы
  • •5 Создание презентаций в среде microsoft powerpoіnt общие сведения
  • •Работа со слайдами Создание и форматирование слайда
  • •Использование разметки слайда
  • •Удаление слайда
  • •Выбор фонового узора
  • •Выбор шаблона оформления
  • •Размещение на слайде графических изображений Вставка рисунков
  • •Размещение и оформление различных фигур
  • •5.3.3 Добавление фигуры
  • •Выделение фигур
  • •Оформление фигур
  • •Добавление фигурного текста
  • •Группировка и разгруппировка объектов
  • •Расположение объектов слоями
  • •Вращение и выравнивание объектов
  • •Добавление графиков и диаграмм
  • •Редактирование диаграмм
  • •Использование организационных диаграмм
  • •Редактирование организационной диаграммы
  • •Добавление элементов диаграммы
  • •Изменение макета
  • •Анимационные эффекты в презентации
  • •Разработка плавных переходов
  • •Разработка эффектов при смене слайдов
  • •Анимация текста в слайде
  • •Интерактивные презентации
  • •Настройка базы гиперссылок
  • •Настройка действия
  • •Переход к слайдам другой презентации
  • •Переход к другому файлу
  • •Использование гиперссылок
  • •Использование управляющих кнопок
  • •Лабораторная работа 5
  • •Порядок выполнения работы
  • •6 Конкурс презентаций самостоятельная работа Общие требования к презентации
  • •7 Работа с документами в табличном процессоре microsoft excel общие сведения Пользовательский интерфейс табличного процессора
  • •Перемещение по таблице
  • •Выравнивание содержимого ячеек
  • •Форматирование столбцов и строк
  • •Изменение ширины столбца
  • •Изменение высоты строк
  • •Числовые форматы
  • •Оформление таблицы рамками
  • •Автоматическое форматирование
  • •Вставка и удаление ячеек
  • •Элементарные вычисления в таблице
  • •Мастер функций
  • •Абсолютная и относительная адресация
  • •Условное форматирование
  • •Лабораторная работа 7
  • •Порядок выполнения работы
  • •8 Построение графиков и диаграм в табличном процессоре microsoft excel общие сведения Построение диаграмм
  • •Редактирование диаграммы
  • •Лабораторная работа 8
  • •Порядок выполнения работы
  • •9 Работа со стилями и шаблонами в текстовом реакторе microsoft word общие сведения Общие сведения о стилях в Microsoft Word
  • •Изменение существующих в Microsoft Word стилей
  • •Изменение стилей по образцу
  • •Изменение стиля в диалоговом окне Стиль
  • •Сочетание клавиш для стилей
  • •Установка сочетаний клавиш
  • •Удаление стиля
  • •Встроенные стили
  • •Создание новых стилей
  • •Создание стиля абзаца по образцу
  • •Создание стилей с помощью диалогового окна Стиль
  • •Копирование стилей
  • •Копирование стилей из документа в шаблон
  • •Правила копирования стилей
  • •Общие сведения о шаблонах в Microsoft Word
  • •Изменение существующих в Microsoft Word шаблонов
  • •Создание новых шаблонов
  • •Изменение шаблона, приложенного к документу, загрузка общих шаблонов.
  • •Лабораторная работа 9
  • •Порядок выполнения работы
  • •Стили абзаца:
  • •Стили знака:
  • •10 Работа с базами данных в microsoft access общие сведения Общие сведения о Microsoft Access 2002
  • •Основные понятия субд
  • •Компоненты базы данных Access Таблицы
  • •Запросы
  • •Макросы
  • •Типы данных
  • •Создание новой базы данных
  • •Создание новой пустой базы данных
  • •Создание структуры таблиц с помощью мастера
  • •Создание структуры таблиц с помощью Конструктора
  • •Создание таблицы путем ввода данных
  • •Создание связей между таблицами
  • •Изменение существующей связи
  • •Удаление связи
  • •Лабораторная работа 10
  • •Порядок выполнения работы
  • •11 Создание сайта с использованием языка html общие сведения
  • •Лабораторная работа 9
  • •Порядок выполнения работы
  • •Список рекомендуемой литературы