Форма управленческой отчетности, образец

Содержание

Сходства и различия

Бухгалтерский учет в обязательном порядке должна вести любая организация, вне зависимости от того, в какой сфере она работает, каковы масштабы и так далее. Во многом это связано с тем, что бухучет должен устанавливать все факты жизнедеятельности компании и отображать их на соответствующих счетах для достижения максимальной картинки финансового положения в целом.

Сведения бухгалтерского учета нередко являются базой для определения налоговых обязательств организации. К примеру, налоговая база на имущество определяется по сведениям бухучета.

Главным предназначением бухучета и параллельно конечной бухгалтерской отчетности является предоставление интересующимся пользователям (внешним) обобщенной информации относительно итогов трудовой деятельности за определенный отчетный период.

В качестве заинтересованных пользователей могут выступать:

  • банковские учреждения;
  • прочие кредиторы;
  • инвесторы и так далее.

Иными словами, в учет берутся все без исключения лица, перед которыми у компании есть долговые обязательства.

В свою очередь, управленческий учет используется исключительно руководством предприятий, а не внешними пользователями. Часто он применяется не только менеджерами компании для оценки текущего положения, но и позволяет предоставлять достоверные сведения для принятия верных управленческих решений, включая возможность мгновенно реагировать на различные факторы.

Важно обращать внимание на то, что пользователи, на которых в первую очередь ориентирована управленческая отчетность, могут быть самыми разными: начиная от непосредственно самих структурных подразделений и заканчивая президентами организаций либо управляющими партнерами.

В свою очередь, направленность управленческого учета на качественные и мгновенные принятия каких-либо решений руководством объясняется разницей в форматах непосредственного представления значений рассматриваемого учета по сравнению с бухгалтерским.

Помимо этого, управленческие отчеты могут различаться высокой степенью детализации или, проще говоря, используемыми способами учета (к примеру, действующим НК РФ, а не РСБУ либо же МСФО), применяемыми специальными счетами/субсчетами, которые не могут быть задействованы в бухучете, а также высокой регулярностью формирования и так далее.

Как составить

Многие отечественные компании сегодня практикуют использование управленческого учета в таблицах, сформированных в MS Excel.

Во многом это связано с тем фактом, что Excel, по сути, относится к универсальному инструменту, который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как это требует иное программное обеспечение учета).

Исходя из этого, благодаря использованию MS Excel, квалифицированный персонал имеет право сформировать все необходимые для принятия каких-либо решений отчеты.

Стандартный управленческий учет в обязательном порядке должен включать в себя несколько базовых компонентов:

  • отчет относительно прибыли и финансовых затрат;
  • отчет относительно движения финансового капитала;
  • баланс организации.

В процессе формирования необходимых таблиц, изначально необходимо обращать внимание на обособленность таблиц.

Каждая отдельно взятая таблица (включающая сведения относительно той или иной стороны трудовой деятельность организации) в обязательном порядке предоставляется отдельный лист. Нет необходимости стараться вместить все на одном листке (имеется в виду все числовые показатели). Более того, объем книги может существенно различаться в зависимости от того, какой уровень детализации затребован руководством.

Для решения данной задачи на практике нередко используются встроенные функции Excel, среди которых выпадающие списки, группировки и так далее.

Все сформированные таблицы с исходными сведениями в обязательном порядке следует размещать на отдельных листах Excel (допустим, лист учета прибыли от реализации строительных материалов и так далее), а в самом начале данной книги следует создать сводную таблицу, в которой с помощью выпадающих списков отображаются конечные показатели относительно иных листов книги.

По причине того, что группировка «Предметов бизнеса» остается одинаковой (к примеру, крупы-напитки и так далее), а непосредственно сами таблицы учета в Excel требуют к себе формирования огромного числа таблиц (учета прибыли, прямых финансовых затрат, косвенных денежных потерь, сопровождающих денежные затраты и так далее), компаниям необходимо помнить об одном нюансе.

Он заключается в том, что наиболее оптимальным инструментом в Excel по праву считаются справочники. В процессе их формирования организации смогут в полной мере по завершению таблиц применять их в качестве автозаполнения всех имеющихся полей.

Помимо всех имеющихся преимуществ наибольшее значение имеет наличие огромного числа всех необходимых формул и различных иных математических механизмов (к примеру, возможность автокорреляции, дисперсия, математическое ожидание и так далее), что оказывает существенную помощь в процессе проведения анализа конечных значений, а также планирования будущего развития.

Это дает полное право в конечном итоге принимать эффективные управленческие решения.

Алгоритм формирования

Алгоритм составления заключается в следующем:

  1. Проведение анализа денежной структуры организации.
  2. Обязательное формирование классификаторов управленческого учета.
  3. Создание плана счетов.
  4. Формирование концепции управленческого учета.
  5. Создание соответствующего перечня форматов управленческого учета.
  6. Внедрение системы и ее автоматизация.

На самом деле на практике многие отечественные организации уже показали, что разработка учета в Excel не составит большого труда. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений и четко придерживаться имеющегося алгоритма.

Для лучшего понимания стоит обратиться к картинке-инструкции:

Исходя из данного изображения, можно видеть, как предположительно должна выглядеть будущая модель.

Существующие правила

На сегодня есть несколько ключевых правил, которые в обязательном порядке следует придерживаться в процессе внедрения автоматизированного управленческого учета в MS Excel.

Ими принято считать:

  1. Разделение функций относительно указания сведений и тех, которые припадают на формирование различной отчетности. На первый взгляд это может казаться очевидным, поскольку нередко учреждения рисуют, к примеру, формулу отчета ДДС и в дальнейшем все имеющиеся операции по ДДС заносит в данную формулу.
  2. Указание сведений относительно различных хозяйственных операций в форме реестра однотипных записей.
  3. Указание сведений по всем имеющимся юридическим лицам и счетам, которые напрямую относятся к организации, в единый реестр.

Допускается возможность различными способами указывать сведения в Excel, поскольку ограничения отсутствуют.

Главное, чтобы это являлся единственный реестр по хозяйственным операциям, где в дальнейшем будет отображаться вся без исключения информация относительно организации, вне зависимости от того, к какому юридическому лицу она относится и какой есть расчетный счет.

Примеры

Пример финансовой структуры организации в управленческом учете на основании разработанных таблиц в Excel будет иметь примерно такой вид:

Что касается классификатора, то он имеет такой вид:

Хотелось бы уточнить тот факт, что классификаторы рассматриваемого учета могут описывать разнообразные объекты с целью их достоверной трактовки всеми без исключения участниками данной системы.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Управленческий баланс

На сегодня существуют следующие наиболее популярные классификаторы:

  • разновидность прибыли;
  • разновидность изготавливаемой продукции либо предоставление каких-либо услуг (к примеру, строительных);
  • различные типы клиентов;
  • места формирования прибыли и финансовых затрат;
  • разновидности финансовых потерь;
  • разновидности обязательств;
  • разновидность собственного финансового капитала;
  • категория наемного штата сотрудников и так далее.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что, по сути, в таком варианте учета, который был рассмотрен, нет ничего сложного.

Как вести управленческий учет в 1С — на видео.

Управленческая отчетность в организации — порядок введения и оформления управленческих отчетов для контроля деятельности организации + полезные советы эффективной работы с отчетными документами

Интенсивность развития бизнес структур обязывает к постоянному отслеживанию движения финансовых и материальных потоков. Все организации, независимо от масштаба деятельности, обязаны предоставлять финансовую отчетность для учета налогообложения и контроля своей деятельности государственной властью. Но для грамотного распоряжения средствами компании и построения стратегии развития необходимо ведение управленческой отчетности, без которой адекватно оценить финансовое положение практически невозможно.

Особенностью данного вида учета является разновидность его форм и структуры. Каждая компания устанавливает свои требования к предоставляемой отчетности, исходя из удобства восприятия и ценностей. Важно на этапе формирования системы управленческой отчетности в организации точно определить цель составления документов, перечень нужных показателей и приемлемую форму представления. При ведении отчетности без урегулирования всех организационных моментов можно получить информацию, не имеющую ценности или искажающую реальное положение дел.

Поэтому, несмотря на добровольный характер использования системы, необходимо относиться к составлению документов с высоким уровнем ответственности. Формирование четкого плана представления управленческой отчетности, понимание ее целевой направленности и предназначения позволит свести к минимуму ошибки в управлении предприятием, добиться регулярной динамики развития и снизить риски финансовых потерь.

Определение и виды управленческой отчетности

Итак, управленческая отчетность представляет собой определенный пакет документов, содержащих количественные и качественные показатели деятельности подразделений и организации в целом. Точная структура и глубина детализации отчетных данных определяется управленческим штатом предприятия. Основные виды представляемых документов:

  • Управленческий баланс. Данный отчет очень похож на бухгалтерский баланс, но есть принципиальная разница в порядке занесения статей расхода и прихода, которая оказывает влияние на информативность для руководящего состава. Например, несколько категорий статей по схожему направлению можно объединять в одну группу, чтобы не рассеивать внимание множеством цифр. Здесь основная задача – представить отчет о расходах и доходах за определенный период по основным направлениям;

  • Отчет о движении денежных средств (прямым или косвенным способом), который отображает направление денежных потоков компании. Документ наглядно показывает состояние активов, распределение ресурсов и уровень получения прибыли. При этом четко определена классификация расходов и поступлений средств;
  • Отчет о прибылях и убытках (отчет о финансовых результатах) – используется на базе бухгалтерской регулярной отчетности. Документ имеет табличный вид и отображает финансовую деятельность организации: коммерческие и управленческие затраты, продажная себестоимость, выручка компании. Конечный показатель документа указывает на полученную прибыль или размер убытка за отчетный период.

Также для анализа деятельности предприятий могут быть введены отчеты следующих форм:

  • Операционные отчеты: инвестиционные, функциональные, проектные;
  • Производственные: запасы сырья, незавершенное производство;
  • Показатели KPI: эффективность, производительность, затраты, функционирование. Иными словами, KPI отображает ключевые данные по эффективности работы отдельных сегментов (отделов) предприятия. С его помощью сопоставляют затраченные ресурсы с полученными результатами;
  • Анализ рентабельности – применяют для отчетности перед акционерами и инвесторами, когда ключевое значение имеет сумма прибыли, нежели отдельные цифры показателей.

Периодичность составления отчетности, а также степень конкретизации данных для руководства компании определяется индивидуально. Ключевым фактором в данном вопросе является динамика работы и принципы управления. Так, в небольших предприятиях руководитель требует еженедельной оперативной сводки по каждому отделу или подразделению, а в больших холдингах на уровне руководства рассматриваются результаты ежемесячной или ежеквартальной работы.

Цель управленческой отчетности и главные принципы ее составления

Управленческая отчетность носит сугубо внутренний характер применения, хоть и основывается на общих бухгалтерских данных предприятия. Основное предназначение ее определяется следующими целями:

  • Предоставление оперативной достоверной финансовой информации;
  • Формирование на основании полученных данных четкого плана и стратегии работы на следующий период;
  • Создание стимулирующих и мотивационных программ для развития предприятия;
  • Отслеживание движения денежных потоков и исключение необоснованных финансовых потерь;
  • Принятие управленческих решений на основании полученных данных.

Важность правильного составления отчетов должна быть донесена до каждого ответственного должностного лица. Поэтому, для исключения недопонимания в оформлении документа и соблюдения сроков формирования, необходимо разработать четкий регламент предоставления отчетности с указанием требуемых показателей для оценки.

С качественной стороны оформления документации для изучения финансовой ситуации, требуется соблюдение следующих принципов:

  • Все количественные данные должны быть достоверны;
  • Информация должна быть качественно оформлена, согласно стандартам регламента отчетности;
  • Отчет должен нести информацию, сопоставимую должности получателя и специфике деятельности подотчетного подразделения;
  • Оперативность – все данные должны быть актуальными для принятия какого-либо решения;
  • Логичность и систематичность – соблюдение упорядоченности изложения информации;
  • Минимальный объем – желательно не занимать одним отчетом более одной страницы. Многочисленные листы рассеивают внимание, отнимают много времени для изучения и усложняют сопоставление данных из разных источников.

Главное требование преподнесения отчетной документации – ее должен легко понять руководитель, которому она адресована. Приветствуется использование таблиц и графиков, придающих визуализацию процессов.

Базовыми данными для заполнения управленческих отчетов являются формы учета:

  1. О затратах, себестоимости и выручки;
  2. О движении денежных средств;
  3. Об оборотных активах и краткосрочных обязательствах;
  4. О внеоборотных активах и долгосрочных обязательствах.

Важно отметить, что все бухгалтерские показатели лежат в основе управленческой отчетности, но не могут полноценно отобразить общую финансовую картину на предприятии и динамику его развития. Поэтому, при формировании отчетных документов, нужно комплектовать статьи расходов и доходов согласно их специфичности в определенные группы.

Этапы формирования системы управленческой отчетности на предприятии

Финансовые показатели являются самым точным определяющим параметром успешности или убыточности компании, независимо от объема и направления ее деятельности. Для развития и грамотного управления требуется постоянный контроль движения денежных активов. Поэтому, даже самое скромное предприятие приходит к необходимости формирования системы отчетности и использует различные формы представления показателей работы. Внедрение определенной схемы требует немалых сил, сосредоточенности в расчетах и затрат времени, однако дальнейший результат того стоит.

Современные технологии позволяют использовать готовые программы для решения задач в электронном виде. Этот метод особенно актуален для организаций с множеством подразделений, когда требуется консолидация отчетности и обработка широкого спектра информации. Для применения любого варианта управленческого учета грамотно придерживаться основных этапов разработки и создания:

  • Составление списка задач, которые должна решать плановая отчетность.

Важно точно представлять, какую цель несет в себе каждый документ. Лишняя бумажная работа, отнимающая время и не имеющая актуальности будет постоянно отвлекать от реальных проблем или дублировать информацию. Конкретно выставленные цели помогут выявить наиболее важные аспекты для управления и необходимые статьи для сбора данных.

  • Определение и конкретизация перечня показателей, необходимых для анализа финансовой деятельности в каждом подразделении.

Здесь основной задачей является выделение статей и подстатей расходов и доходов, на основании которых будет проводиться анализ работы. Каждое подразделение может иметь свой перечень, основывающийся на специфике работы. Главное условие – документ отчетности должен соответствовать по логическому смыслу направлению подразделения. Например, отчет по отделу сбыта должен показывать сумму продаж, количество новых договоров, а отдел логистики транспортные затраты, объемы поставок. Утверждение определенного перечня производится руководителем предприятия (подразделения), исходя из потребности в информации для принятия управленческих решений.

  • Установить периодичность отчетности для каждого вида показателей, исходя из потребности оперативного использования этих данных.

Определение сроков и периодичности подготовки управленческих отчетов основывается на уровне оперативности применения полученных результатов. Как правило, основной пакет документов требуется к ежемесячным и (или) ежеквартальным собраниям для анализа проделанной работы и выставления краткосрочных планов. Еженедельные отчеты обычно формируются каждой организацией индивидуально и выполняют функцию контрольного инструмента. Часто по данному принципу работают организации торговли, применяя систему отслеживания эффективности KPI: ведется единый файл учета показателей на календарный месяц, но сбор и подсчет данных формируется понедельно. Это позволяет оценивать уровень выполнения планов в режиме реального времени и принимать оперативные меры для стимулирования спроса.

  • Разработка и утверждение регламентом компании формы представления отчетности и сроков подготовки.

Необходимо отметить, что формы документов для отчетности перед руководящим составом должны иметь унифицированную форму по каждому виду. Это решит множество проблем с восприятием информации, ее истолкованием, а так же сократит время на сопоставление данных от разных отделов. Именно для этого утвержденная форма управленческой отчетности вносится в регламент работы и отражается в иных распорядительных документах для ответственной должности. Сроки подготовки должны учитывать время на обработку показателей и иметь реально достижимые пределы. Например, если требуется отчет за прошедший месяц, то целесообразно назначать дату формирования не ранее нескольких дней после закрытия прошедшего месяца по бухгалтерии для получения более достоверных финансовых данных.

Создание четкой организованной системы отчетности может потребовать много времени. Применяемые на начальных этапах показатели и статьи в дальнейшем могут постоянно меняться, в зависимости от актуальности их использования.

В период разработки дополнительных форм фиксирования показателей важно стараться учитывать возможность появления незапланированных расходов, дополнительных статей. Утвержденная форма отчетности должна легко адаптироваться под новые критерии, чтобы не отнимать время в будущем на полное переформирование.

Типичные ошибки в формировании отчетов

Человеческий фактор всегда имеет место при создании документов даже на основе компьютерных данных. Но уникальность отчетности для руководящего звена заключается в уровне важности донести именно достоверную информацию. Ведь от анализа деятельности предприятия зависит не только дальнейшее планирование его функционирования, но и судьбы работников. Таким образом, если при подаче регулярной отчетности в ИФНС бухгалтер допустит ошибку, ее найдут при проверке и обяжут исправить. Если же директор получит ложные сведения о финансовой ситуации на фирме, от его дальнейшего решения зависит работа предприятия в целом.

На практике встречаются следующие типичные ошибки в формировании отчетов для управленческого состава:

  1. Отсутствие логической системности в подаче показателей. Случается, что неопытные сотрудники не могут грамотно составить документ, цифры указываются вразброс и для интерпретации такого отчета руководителю приходится потратить немало времени, сопоставляя все статьи. Подобное нарушение говорит о низкой компетенции сотрудника, а материал необходимо сразу отправить на корректировку;
  2. Излишняя детализация. Множественные подстатьи, не играющие роли в принятии решений, только усложняют визуализацию и мешают сосредоточить внимание на главных аспектах для управления. Все пункты расходов и доходов рекомендуется отображать по группам, определенным в регламенте отчета;
  3. Преподнесение финансовых показателей в бухгалтерской форме. Очевидно, что формирование отчетности из программы в готовом виде — удобно и быстро. Однако, есть существенная разница в оформлении данных документов: по разбросанным статьям и числам директор никогда не сможет сразу понять выгоду того или иного направления работы, не сможет определить эффективность использования денежных средств. Поэтому, для создания отчетности управленческого назначения, финансовые показатели обрабатываются и заносятся в табличные формы, согласно установленным требованиям на предприятии;
  4. Отсутствие полезности. В некоторых формах учета могут указываться данные, не несущие пользы для руководителя в управлении организацией. Иногда такое случается на начальных этапах внедрения системы формирования отчетных документов. В дальнейшем данные формы просто исключают или корректируют;
  5. Неинформативность отчета говорит о представлении информации в сжатом виде, чрезмерном упрощении подсчетов и отсутствии возможности как-то интерпретировать показатели и провести анализ;
  6. Дублирование информации – встречается при неправильном выставлении цели для формирования отчетного документа или дублирующих действиях служащих. Примером может служить заполнение отчета вручную и дополнительное представление этих данных с программы. В этом случае необходимо определить, какой вид отчета будет приниматься во внимание, сопоставить данные схожих по смыслу документов и выявить пункты, принимаемые во внимание;
  7. Недостоверные данные – могут носить преднамеренный или непреднамеренный характер. В любом случае, искажение показателей негативно отражается на дальнейшей работе подразделения.

Допуск к составлению отчетной управленческой документации должны иметь только квалифицированные сотрудники с указанием этой обязанности в трудовом договоре. Некомпетентного сотрудника нельзя наказать за халатность, если данные полномочия не указаны в его регламенте работы.

Анализ по данным управленческой отчетности

Достоверные, правильно оформленные данные предоставляют возможность любому руководителю оценить ситуацию на предприятии с финансовой стороны, выявить сильные и слабые стороны, провести распределение или перераспределение трудовых и материальных ресурсов, определить кратковременные и долговременные планы. Вся работа с полученными показателями сводится к их грамотной интерпретации для анализа и принятия управленческих решений.

С помощью аналитических приемов управленческая отчетность позволяет:

  • Контролировать финансовый уровень организации;
  • Сопоставить данные прошлых периодов и определить динамику развития;
  • Принимать оперативные решения для улучшения показателей эффективности работы;
  • Искать новые возможности для реализации потенциала предприятия;
  • Разрабатывать стратегические планы на разные периоды;
  • Выявить причины финансовых потерь и снизить риски;
  • Отслеживать направления денежных потоков на соответствие действительности.

В заключение необходимо отметить, что ответственный подход к составлению отчетной документации управленческого предназначения не означает строгое следование правилам оформления стандартных форм. Руководитель предприятия вправе сам решать, в каком виде он хочет получить данные по работе своего подразделения или фирмы в целом. Главная задача ответственных лиц заключается в беспрекословном следовании установленному регламенту внутри организации и представление информативной отчетности с актуальными и верными показателями. Контроль выполнения требований по оформлению может быть возложен на управляющих отдельными подразделениями, либо руководителя финансовым отделом.

Управленческая отчетность

Этапы формирования и составления управленческой отчетности

  • Диагностика существующей системы управления
  • Создание методологии управленческой отчетности
  • Проектирование и утверждение финансовой структуры компании
  • Формирование бюджетной модели
  • Утверждение бюджетной политики
  • Аудит учетных систем
  • Автоматизация

Важные аспекты при составлении управленческой отчетности: формы и примеры. Управленческая отчетность — это один из важнейших источников получения информации о результатах деятельности компании, на основе совокупности финансовых, сбытовых, маркетинговых, производственных и прочих показателей.

Информация в управленческой отчетности должна быть экономически интересна и активно использоваться руководителями, учредителями и собственниками бизнеса. Раскрытые в управленческой отчетности данные необходимы для анализа всей деятельности. Это помогает вовремя выявить причины возможных отклонений от параметров, которые заданы стратегией бизнеса, а также показать резервы (финансовые, материальные, трудовые, и пр.), которые до этого времени не использовались компанией.

Ниже представлены 7 этапов формирования и составления управленческой отчетности.

Шаг 1. Диагностика существующей системы управления в компании

Данный этап необходим для анализа организационной структуры компании, определяется формат моделирования процессов. При наличии у компании схем бизнес-процессов и их описания, проводится анализ данных документов, и выявляются основные проблемные зоны, требующие оптимизации.

Цели диагностики Поиск системных подходов к увеличению эффективности управленческой отчетности
Классификация и анализ существующих форм отчетности
  • По форме представления — табличные, графические, текстовые;
  • По сегментам деятельности – отчеты по закупке, отчеты по реализации, отчет по налогам;
  • По адресности представления — отчеты для руководства, отчеты для руководителей ЦФО, отчеты для менеджеров;
  • По объему информации – оперативные отчеты по текущим проектам, инвестиционные отчеты, итоговые финансовые отчеты, сводные (мастер) отчеты;
  • По содержанию — комплексные отчеты, аналитические показатели, отчеты по ключевым показателям эффективности KPI.
Повышение качества и уменьшение сроков получения выходной аналитической информации, необходимой для принятия качественных управленческих решений. Аналитические отчеты имеют высокую ценность тогда, когда могут быть получены в короткие сроки и содержат информацию в виде, который максимально отвечает потребностям сотрудника, который принимает решения на основе данного отчета.
Повышение достоверности хранимой информации. Для принятия решений необходимо полагаться только на достоверную информацию. Не всегда можно понять, насколько информация, которая представлена в отчётах достоверна; соответственно повышается риск принятия некачественных решений. С другой стороны, если сотрудник не несет служебной ответственности за достоверность введенной информации, то с очень большой степенью вероятности он не будет относиться к информации с должной аккуратностью.
Повышение аналитической ценности информации. Несистемный подход к вводу и хранению информации приводит к тому, что, несмотря на то, что в базу данных введено большие объемы информации, представить эту информацию в виде отчетов практически невозможно. Под не системностью здесь понимается ввод информации сотрудниками без разработки общих правил, что приводит к ситуации, когда по смыслу одинаковая информация представлена для разных сотрудников в отличном друг от друга виде.
Исключение противоречивости и рассогласованности информации В случае нечеткой определенности в вопросе разделения между сотрудниками обязанностями и правами по вводу информации зачастую происходит многократный ввод одной и той же информации в разных подразделениях компании. В совокупности с несистемным подходом факт дублирования информации бывает даже невозможно определить. Подобное дублирование приводит к невозможности получить полный отчет в разрезе введенной информации.
Повышение предсказуемости получения определенного результата Принятия решений практически всегда основано на оценке информации по прошедшим периодам. Но зачастую бывает, что нужная информация просто никогда не вводилась. В большинстве случаев недостающую информацию хранить не представляло бы никакой сложности, если бы кто-то заранее предположил то, что она когда-нибудь понадобится.
Результат На основе диагностики и принятых решений дорабатываются должностные инструкции, производится реинжиниринг существующих бизнес процессов, исключаются формы отчетности, которые не несут информации для анализа данных, вводятся показатели KPI, адаптируются учетные систем для получения фактических данных, фиксируются состав и сроки представления управленческой отчетности.

Шаг 2. Создание методологии управленческой отчетности

Данный этап необходим для делегирования полномочий в части составления операционных бюджетов и определения ответственности, конкретных центров финансовой ответственности (ЦФО) за составление тех или иных бюджетных планов (сегментов управленческой отчетности).

Рисунок 1. Последовательность этапов построения методологии управленческой отчетности.

Цели и задачи, решаемые в результате внедрения управленческой отчетности в компании:

  • Установление и достижение конкретных ключевых показателей эффективности (KPI);
  • Выявление «слабых» звеньев в организационной структуре компании;
  • Повышение системы контроля результатов деятельности;
  • Обеспечение прозрачности денежных потоков;
  • Усиление платежной дисциплины;
  • Разработка системы мотивации сотрудников;
  • Оперативное реагирование на изменение: конъюнктуры рынка, каналов сбыта и т.д.;
  • Выявление внутренних ресурсов компании;
  • Оценка рисков и т.д.

Состав управленческих отчетов зависит в первую очередь от характера деятельности компании. Как показывает практика, состав управленческой отчетности (мастер-отчет) обычно включает в себя:

  • Отчет о движении денежных средств (прямым методом);
  • Отчет о движении денежных средств (косвенным методом);
  • Отчет о прибылях и убытках;
  • Прогнозный баланс (управленческий баланс);

Рисунок 2. Пример структуры управленческой отчетности.

Рисунок 3. Связь классификатора управленческих отчетов и объектов управленческого учета.

Консолидация бюджетов

Формирование консолидированной управленческой отчетности представляет собой довольно трудоемкий процесс. Консолидированная финансовая управленческая отчетность рассматривает группу взаимосвязанных организаций, как единое целое. Активы, обязательства, доходы и расходы объединяются в общую систему управленческих отчетов. Такая отчетность характеризует имущественное и финансовое положение всей группы компаний на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период. Если холдинг состоит из компаний, которые между собой никак не связаны на операционном уровне, то задача консолидации управленческой отчетности решается достаточно просто. Если же между компаниями холдинга осуществляются хозяйственные операции, то в этом случае не все так очевидно, ведь нужно будет исключить взаимные операции, чтобы на уровне холдинга в консолидированной отчетности не исказить данные о доходах и расходах, активах и обязательствах. В бюджетной политике компании необходимо закрепить правила и принципы элиминации ВГО.

Поэтому целесообразнее использовать информационные системы. Для этих целей можно применить систему «WA: Финансист». Система позволяет производить элиминирование внутрифирменных оборотов на уровне проведения первичных документов и быстро получать корректную информацию, что упрощает и ускоряет процесс формирования управленческой отчетности, минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. При этом сверка внутригрупповых оборотов, их элиминация, выполнение корректирующих проводок и других операций осуществляются в автоматическом режиме.

Пример управленческой отчетности: Компания А владеет компанией Б на 100%. Компания А продала товар на сумму 1500 рублей. Покупка данного товара обошлась компании А в 1000 рублей. Компания Б оплату за поставленный товар произвела в полном объеме. На конец отчетного периода компания Б не продала товар и он числится у нее в составе отчетности.

В результате консолидации необходимо исключить прибыль (500 рублей), которую компания еще не получила и уменьшить стоимость запасов (500 рублей).

Чтобы исключить ВГО и прибыль, которую компания Б еще не заработала. Необходимо сделать корректировки.

Результат консолидации управленческой отчетности

Рисунок 4. Прогнозный баланс (управленческий баланс).

Определение ключевых показателей эффективности (KPI – Key performance indicators)

Введение ключевых контрольных показателей позволяет управлять центрами финансовой ответственности, устанавливая лимиты, нормативные значения или предельные границы принимаемых показателей. Набор показателей эффективности отдельных ЦФО существенно зависит от роли этого центра ответственности в системе управления и от выполняемых функций. Значения показателей устанавливаются с учетом стратегических планов компании, развития отдельных направлений бизнеса. Система показателей может принимать иерархическую структуру, как для компании в целом, так и с детализацией до каждого центра финансовой ответственности. После детализации KPI верхнего уровня и передачи их на уровни ЦФО и сотрудников к ним можно привязать вознаграждение персонала и т.д.

Рисунок 5. Пример использования ключевых показателей компании.

Контроль и анализ управленческой отчетности и исполнения

Для исполнения бюджетов, входящих в состав управленческой отчетности можно выделить три направления контроля:

  • предварительный;
  • текущий (оперативный);
  • заключительный.

Цель предварительного контроля — это профилактика потенциальных нарушений бюджета, иначе говоря, предупреждение необоснованных расходов. Он проводится до совершения хозяйственных операций. Наиболее распространенная форма такого контроля — согласование заявок (например, на оплату или отгрузку товаров со склада).

Текущий контроль исполнения бюджета подразумевает регулярный мониторинг деятельности центров финансовой ответственности для выявления отклонений фактических показателей их деятельности от запланированных. Проводится ежедневно или еженедельно по оперативной отчетности.

Заключительный контроль исполнения бюджета — не что иное, как анализ выполнения планов после закрытия периода, оценка финансово-хозяйственной деятельности компании в целом и по объектам управленческого учета.

В процессе исполнения бюджетов важно выявлять отклонения на самых ранних этапах. Определить, какие методы предварительного и текущего контроля бюджета можно использовать в компании. Например, ввести процедуры согласования заявок на платеж или отпуск материалов со склада. Это позволит избежать неоправданных расходов, предупредить неисполнение бюджета и заранее принять меры. Обязательно регламентируйте процедуры контроля. Создайте отдельный регламент бюджетного контроля. Опишите в нем виды и этапы проверок, их периодичность, порядок пересмотра бюджетов, ключевые показатели и диапазоны их отклонений. Это сделает процесс контроля прозрачным и понятным, повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Рисунок 6. Контроль исполнения плановых показателей управленческой отчетности.

Шаг 3. Проектирование и утверждение финансовой структуры компании

Этот этап включает в себя работы по формированию классификаторов бюджетов и бюджетных статей, разработке совокупности операционных бюджетов, статей планирования и их взаимосвязей между собой, наложению видов бюджетов на организационные звенья структуры управления компанией.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры. Главная задача построения финансовой структуры предприятия — получить ответ на вопрос, кто и какие бюджеты на предприятии должен составлять. Правильно построенная финансовая структура предприятия позволяет увидеть «ключевые точки», в которых будет формироваться, учитываться и, скорее всего, перераспределяться прибыль, а также осуществляться контроль за расходами и доходами компании.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – объект финансовой структуры компании, который несет ответственность за все финансовые результаты: выручку, прибыль (убытки), затраты. Конечная цель любого ЦФО – максимизация прибыли. Для каждого ЦФО составляются все три основных бюджета: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и прогнозный баланс (управленческий баланс).Как правило, в качестве ЦФО выступают отдельные организации; дочерние фирмы холдингов; обособленные подразделения, представительства и филиалы крупных компаний; регионально или технологически обособленные виды деятельности (бизнесы) многопрофильных компаний.

Центр финансового учета (ЦФУ) – объект финансовой структуры компании, отвечающий только за некоторые финансовые показатели, например за доходы и часть затрат. Для ЦФУ составляются бюджет доходов и расходов или некоторые частные и функциональные бюджеты (бюджет трудовых затрат, бюджет продаж).В качестве ЦФУ могут выступать основные производственные цеха, участвующие в единых технологических цепочках на предприятиях с последовательным или непрерывным технологическим циклом; производственные (сборочные) цеха; сбытовые службы и подразделения. Центры финансового учета могут иметь узкую направленность:

  • центр маржинальной прибыли (профит-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых непосредственно связана с реализацией одного или нескольких бизнес-проектов фирмы, обеспечивающих получение и учет прибыли;
  • центр доходов – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых направлена на получение дохода и не предусматривает учет прибыли (например, служба сбыта);
  • центр инвестиций (венчур-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, которые непосредственно связаны с организацией новых бизнес — проектов, прибыль от которых ожидается в будущем.
  • центр затрат – объект финансовой структуры предприятия, который отвечает только за расходы. Причем не за все расходы, а за так называемые регулируемые расходы, расходование и экономию которых руководство ЦЗ может контролировать. Это подразделения, обслуживающие основные бизнес-процессы. Для ЦЗ составляются лишь некоторые вспомогательные бюджеты. В качестве ЦЗ могут выступать вспомогательные службы предприятия (хозяйственный отдел, служба охраны, администрация). Центр затрат может также именоваться МВЗ (место возникновения затрат).

Рисунок 7. Проектирование финансовой структуры компании.

Шаг 4. Формирование бюджетной модели

Не существует каких-либо жестких требований по разработке классификатора внутренней управленческой отчетности. Так же как нет двух абсолютно одинаковых компаний, точно также нет одинаковых бюджетных структур. В отличие от формализованной финансовой отчетности: отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, управленческая отчетность не имеет стандартизированной формы, которая должна строго соблюдаться. Структура внутренней управленческой отчетности зависит от специфики компании, принятой в компании бюджетной политики, пожеланий руководства по степени детализации статей для анализа и т.д. Можно лишь дать общие рекомендации, как составить оптимальную структуру управленческой отчетности.

Структура управленческой отчетности должна соответствовать структуре повседневной деятельности компании. Смотрите также «Классификация затрат в управленческом учете»

Рисунок 8. Схема взаимодействия бюджетных форм на примере простейшей бюджетной модели.

Классификация статей на примере Отчета о движении денежных средств

Рисунок 9. Исполнение бюджета движения денежных средств (CF (БДДС)).

Шаг 5. Утверждение бюджетной политики и разработка регламента

Бюджетная политика формируется с целью выработки и закрепления принципов формирования и консолидации показателей данных статей и методов их оценки. Сюда включаются: определение временного периода, процедуры планирования, форматы бюджетов, программа действий каждого из участников процесса. После разработки бюджетной модели, необходимо переходить к регламентации бюджетного процесса.

Приглашаем на бесплатный вебинар 23 июля в 11:00 (Мск) 1 час

Нужно определить какие бюджеты, и в какой последовательности формируются в компании. Для каждого бюджета необходимо выделить ответственного за подготовку (конкретный сотрудник, ЦФО) и ответственного за исполнение бюджета (руководитель направления, руководитель ЦФО), установить лимиты, нормативные значения или предельные границы показателей эффективности ЦФО. Обязательно следует сформировать бюджетный комитет -это орган, создаваемый для целей управления бюджетным процессом, контроля его исполнения и приятия решений.

Далее остается переложить фазы планирования, выполнения и завершения на календарный план. Сформированный план — график будет являться регламентом бюджетирования предприятия.

Рисунок 10. Фазы планирования бюджетирования предприятия.

Шаг 6. Аудит учетных систем

На этапе разработки и утверждении состава управленческой отчетности компании также необходимо учесть, что классификатор бюджетных статей должен быть достаточно детализированным для обеспечения Вас полезной информацией о доходах и расходах компании. При этом нужно понимать, что чем больше уровней детализации будет выделено, тем больше времени и трудозатрат потребуется для составления управленческой отчетности, бюджетов и отчетов, но тем более подробную аналитику можно получить.

Также необходимо учесть, что в результате разработки методологии управленческой отчетности может потребоваться и адаптация учетных систем, т.к. для анализа исполнения бюджетов плановые показатели должны будут сопоставляться с имеющейся фактической информацией.

Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Управленческий учет / МСФО»

Шаг 7. Автоматизация

Этот этап включает в себя работы по выбору программного продукта, создание технического задания, внедрение и сопровождение системы.

Дата последнего обновления: 25.08.2016 16:07 Смотрите также «Обязанности финансового менеджера»